bat365在线平台声像档案管理办法(2022年修订)
第一章 总 则
第一条 为提高学校声像档案管理工作质量和水平,充分发挥声像档案在学校建设发展中的作用,规范开展声像档案管理工作,特制定本办法。
第二条 本办法依据《中华人民共和国档案法》《云南省档案条例》《云南省数码照片档案管理办法(试行)》及国家有关规范标准,结合学校实际制定。
第三条 本办法所称的声像档案是指学校在各种活动中形成的,以胶片、磁带、录像带、唱片、幻灯片等为载体的或以数码形式存储于磁盘、光盘、硬盘等依赖计算机等数字设备阅读、处理的,具有参考凭证作用和艺术价值的照片、音频和视频文件。包括非数码类声像档案和数码声像档案。
第四条 声像档案必须实行集中统一管理,确保其完整准确、系统安全,便于开发利用。声像档案的形成部门负责对声像档案进行收集、整理和归档;档案馆负责组织、监督和指导声像档案归档工作,并集中统一管理学校声像档案;现代教育技术中心负责为数码声像档案管理提供技术支持。
第二章 声像档案的归档
第五条 归档范围:
(一)学校领导出访、接待、参加重要会议等活动的声像材料。
(二)学校党代会、教代会、工代会、团代会及党政重大会议,包括开幕式、闭幕式、会议代表发言及会议的各个重要环节等的声像材料。
(三)校庆等重大活动的声像材料。
(四)学校组织的有重要意义的学术活动、学术会议和重点、大型的科研课题评审、鉴定会的声像材料。
(五)学校授予校外人员名誉职务的声像材料。
(六)中央、省、市及有关党政领导来校参加活动的声像材料。
(七)国、内外有影响的科学家、教授、专家及知名人士等来校访问、讲学等活动的声像材料。
(八)各级各类代表团、慰问团来校活动的声像材料。
(九)学生重要活动及会议,包括但不限于学代会、表彰会及其他重要社团活动的声像材料。
(十)开学典礼、毕业典礼的声像材料。
(十一)学生社会实践、社会调查、论文答辩、实习操作及有重要意义的生活、学习等的声像材料。
(十二)学生参加校级及以上各种竞赛活动的声像材料。
(十三)学校学术造诣较深的教授、专家的教学、科研活动的声像材料。
(十四)教师获教学成果奖励、科研项目成果奖等的声像材料。
(十五)能反映学校学术水平的各种科研成果及样品的声像材料。
(十六)与国(境)外院校或机构开展交流合作工作,包括但不限于来访接待、出国(境)访问交流、协议签署、举办或参加国际会议、名誉学衔授予及援外医疗工作等的声像材料。
(十七)外籍师生及工作人员在校学习、工作及生活的声像材料。
(十八)反映学校风貌和基本建设的声像材料。
(十九)重大建设项目开工、奠基、落成典礼和建造前旧址、正在建造中和工程完成后建筑物的声像材料。
(二十)学校运动会开幕式、闭幕式、破纪录场面等的声像材料。
(二十一)学校运动队参加国内外运动会竞赛、合影、获奖等的声像材料。
(二十二)全校性文艺汇演、比赛、表演等的声像材料。
(二十三)参加市级以上文艺演出、兄弟院校来访表演、比赛等的声像材料。
(二十四)共产党及各民主党派重大活动的声像材料。
(二十五)校友、校友会举行重要活动的声像材料。
(二十六)学校领导、副高职称及副处级别以上人员在任职期间的工作照、标准照。
(二十七)厅级及以上劳动模范的工作照、获奖证书和奖章照等声像材料。
(二十八)各类学生毕业照。
(二十九)烈士照片。
(三十)学校各单位各部门在各类重要活动中形成的其他声像材料。
第六条 归档方法:
数码声像档案实行单套制归档,即使用“bat365在线平台声像档案管理系统”软件归档;非数码类声像档案,即以胶片、磁带、录像带、唱片、幻灯片等为载体的声像档案实行双套制归档,除照片、底板、录音带、录像带、唱片、幻灯片等实体编号归档外,通过扫描、转换等方式同期在“bat365在线平台数码声像档案管理系统”软件中归档此类档案的数码文件。
第七条 归档时间:
数码声像档案在公务活动结束后随办随归;非数码类声像档案产生一件,发现一件,编号一件,扫描、转换一件,办完即归。
第八条 归档要求:
(一)归档的声像档案,须主题鲜明、内容真实。照片档案须影像清晰,反映同一场景的一般只归档一张;音、视频档案须保证清晰可读、连贯完整;
(二)归档的声像档案,须详细著录题名、年度、归档部门、主要被拍摄人物、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人、张数、档号等基础信息,重大活动和事件必要时进行备注说明;
(三)归档的数码声像档案应为数字成像设备直接形成,除调整亮度、对比度、饱和度等处理外,不能做添加、合成、挖补、剪裁等修改;
(四)数码照片归档格式应为BMP/JPEG/PNG/TIFF/GIF,数码音频归档格式应为WAV/MP3/WMA,数码视频归档格式应为AVI/MPG/RM/RMVB/WMV/MP4/FLV/MKV;
(五)非数码类声像档案实体要完整、清晰,对有破损、脱磁、掉磁、残缺的实体要进行修复、补救并通过扫描等技术全部转换为数码文件,双套制归档。
第三章 声像档案的整理、存储和利用
第九条 数码声像档案按“年度-类型·部门-保管期限”进行分类编号。类型包括数码照片档案(SX1)、数码音频档案(SX2)、数码视频档案(SX3);部门代码为三位阿拉伯数字,由档案馆编制;保管期限均为永久(Y)。
第十条 非数码类声像档案按“年度-载体-保管期限”进行分类编号,存放于档案馆并做必要的防磁保护。
第十一条 数码声像档案数据备份按《bat365在线平台电子档案备份管理办法》执行。
第十二条 查借阅声像档案,应遵守学校档案利用和保密制度。
第四章 声像档案的移交与接收
第十三条 数码声像档案采用在线实时移交方式,非数码类声像档案采用现场移交方式。
第十四条 归档部门著录声像档案归档信息,经档案馆审查合格后接收归档。移交手续按《bat365在线平台档案管理办法》(2022年修订)执行。
第五章 附 则
第十五条 本办法自公布之日起执行,原《bat365在线平台声像档案管理办法(2017年修订)》(昆医大〔2017〕126号)同时废止。
第十六条 本办法由党委办公室、校长办公室及档案馆负责解释。